Estrategias para Eventos Presenciales

Preparada para: Gerente Comercial - Empresa de Válvulas

Contexto: ExpoMinera San Juan (Minería / Industria Pesada)

Jose

Experto en Lead Generation

Objetivo

Cerrar el Nexo, no el Trato

El objetivo de un evento B2B no es cerrar ventas ahí mismo, sino abrir conversaciones. Todo tu esfuerzo debe centrarse en generar un vínculo humano, aportando valor desde el primer momento.

1. Awareness

Iniciar conversaciones genuinas y detectar MQLs (Marketing Qualified Leads) calificados.

2. Performance

Nutrir esos contactos y conseguir que se sienten a conversar sobre operaciones, para eventualmente convertir a presupuesto.

Métricas a medir

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Pre-evento

Solicitudes enviadas (LinkedIn), respuestas recibidas, citas previas agendadas.

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Post-evento

Reuniones concretadas, problemas operativos descubiertos, cotizaciones derivadas.

Embudo de Prospección

1. Conexiones enviadas (LinkedIn)
2. Conexiones aceptadas
3. Respuestas / Conversaciones
4. Reuniones agendadas
5. Reuniones realizadas
6. Presupuesto
7. Cierre

Paso 1: Prospección y Mapeo

A quién apuntar antes de aterrizar en San Juan.

● Lista de Contactos

Conseguí la lista de asistentes (o si no existe, la lista de Sponsors y Disertantes).

○ Exhibidores: Lista de Exhibidores 2026
○ Sponsors: Lista de Sponsors

● Roles Clave (para una empresa de válvulas)

Jefes de Mantenimiento, Gerentes de Compras, Gerentes de Proyecto u Operaciones de mineras o contratistas operando en la zona.

💡 Consejo: Usá LinkedIn Sales Navigator. Filtra las empresas que sponsorean el evento y buscá quién de esas compañías viaja. Buscá disertantes y agregalos al CRM.

Si no tenés SalesNavigator podés usar Clay.com. Filtrá las búsquedas por el hashtag #Expominera26 y buscá a las personas que publiquen que van al evento y están dentro de tu prospección.

Paso 2: Campaña Pre-Evento (Awareness)

La meta es que cuando hables con ellos, tu cara ya les resulte familiar.

Post #1 en LinkedIn (2 semanas antes):

Contá que tu empresa estará en San Juan y agregá una foto tuya. La cara vende confianza; las fotos de folletos se ignoran. Menciona si hay un stand o si simplemente irás a recorrer.

Post #2 en LinkedIn (1 semana antes - Contenido de Valor):

Aportá una herramienta que le facilite la vida a los que viajan.

"¿Vas a estar en la Expo San Juan la semana que viene? Con tantas charlas técnicas y stands, es fácil perder el tiempo. Armé un Excel resumiendo: Todos los exhibidores filtrados por sector y tipo de servicio/producto. Si te sirve la guía para organizar tu recorrido, dejame un comentario o conectemos por acá y te la paso por privado."

Consejo Clave: En el posteo siempre poné la foto de tu cara así les suena cuando se vean en persona.

Contactos por Email:

E-mail a contactos previos: Si tenés leads fríos en tu base que están ligados a minería, mandales un email corto preguntando: "Hola [Nombre], ¿vas a estar en San Juan por la expo la próxima semana?" (Una pregunta simple).

Paso 3: Campaña de Conversión (Outbound)

El approach de prospección 1 a 1 en frío

Si van al evento, es la excusa perfecta para escribirles. La regla de Adoption: Cero lenguaje corporativo, 100% interés mutuo. Escribí cómo hablás y lo más corto posible. Tratá de terminar siempre con una pregunta.

Mensaje 1 (Invitación)

"Hola [Nombre], vi que también vas a ir a ExpoMinera en mayo. Conectemos por acá."

Mensaje 2 (Aceeptación)

"Hola, ¿cómo te estás organizando para la expo? Nosotros vamos a estar con stand propio y también recorriendo. Este año hay demasiados expositores pero no quisiera perderme su stand. Seguro tampoco te alcanza el tiempo, ¿te parece si reservamos 15’ para hablar tranquilos?"

Paso 4: Durante el Evento

Si hiciste bien el trabajo previo, entonces cuando te vean van a decir "Este es el de LinkedIn, el de las válvulas."

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Si ves a alguien que aceptó tu contacto pero no respondió el mensaje:

"¡Hola [Nombre]! Conectamos por LinkedIn la semana pasada. Qué bueno verte acá. ¿Cómo viene la expo?"
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Preguntas de descubrimiento (en stands o pasillos):

Salí del típico "te cuento lo que hacemos" (a nadie le interesa). Empezá con los problemas que ellos tienen:

"¿Cuál es el mayor cuello de botella o dolor de cabeza que están teniendo hoy con el traslado de fluidos en sus plantas?"
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A los disertantes que te interesan:

Buscálos apenas terminen de hablar frente al escenario:

"¡Excelente la charla, [Nombre]! Muy buenos los datos que diste sobre los altos costos de mantenimiento en sistemas de bombeo. En nuestra empresa justamente peleamos todos los días contra eso. Me llevo un gran dato."

💡 Consejo: Armá una presentación con las personas a las que conectaste previo al evento (que se vea: Empresa, Posición y FOTO). Asegurate de que esté en formato vertical para poder verla rápido desde el teléfono.

Importante: Es muy difícil cerrar durante el evento, concentrate puramente en abrir la relación.

Paso 5: Post Evento (El Seguimiento)

El 80% de los negocios de eventos se pierden por falta de seguimiento.

1. A los que SÍ viste:

Mandá un e-mail hiper-personalizado resumiendo tu charla, y si tocaron algún tema técnico, enviales un caso de éxito (Ej: cómo nuestra solución redujo un X% el gasto en repuestos en un proyecto similar).

Termina con una pregunta:

"¿Podemos charlar la próxima semana sobre cómo encaja esto en tus plantas?"

2. A los que NO viste (pero conectaste en LinkedIn):

"Hola [Nombre], qué pena que no nos terminamos cruzando en San Juan. ¿Cómo resultó el evento para vos? ¿Estaría mal si armamos una llamada breve esta semana para conocernos?"

3. La métrica fundamental:

Todo nombre, todo dolor y cada promesa hecha en San Juan tiene que estar VOLCADA A TU CRM desde la vuelta al hotel. Sin memoria institucional, no hay conversión.

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¿Tenés poco tiempo o te falta personal para preparar el evento?

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